Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Systemserviceleistungen

Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben.

Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über die Erstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie dessen Bereitstellung als Software as a Service und die damit verbundenen Serviceleistungen. Das DMS soll die folgenden funktionalen Bedarfe abedecken: 1) Die Erfassung, Ablage, Speicherung und Löschung digitaler Dokumente und Daten nach gesetzlichen, steuer- und datenschutzrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen im Sinne einer durchgängigen elektronischen Aktenführung. 2) Workflow-Management-Funktionalitäten, um den Dokumenten- und Informationsaustausch innerhalb der Organisation im Sinne einer durchgängigen elektronischen Vorgangsbearbeitung digital abzubilden. 3) Formular-Management-Funktionalitäten, damit die unterschiedlichen Kundengruppen der Verwaltung die Serviceprozesse über digitale Anträge starten und Informationen und Nachweise an die Organisation übermitteln können. Die Beschaffung soll für den AG als Software-as-a-Service-Lösung im Cloud-Betrieb erfolgen und beinhaltet über die Lieferung des Systems hinaus auch die Implementierung bei dem AG in einer Reihe von spezifizierten Anwendungsfällen, zielgruppenspezifische Anwenderschulungen und Systemserviceleistungen für den Produktivstart. Aus heutiger Sicht soll der Projektstart innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung durch die Aufnahme der gemeinsamen Projektplanung seitens der Projektleitungen auf AG- und Auftragnehmerseite erfolgen. Der Bieter verpflichtet sich, den Projektstart mit dem gesamten Projektteam im Sinne einer Kick-Off-Veranstaltung innerhalb von 6 Wochen nach Zuschlagserteilung zu gewährleisten. Mit dem Zeitpunkt des Projektstarts wird seitens der AG eine Projektlaufzeit von 24 Monaten für die vollständige Herstellung der hier ausgeschriebenen Leistungen erwartet Weiterhin sind Wartungs- und Supportleistungen (Systemservice) Gegenstand dieser Beschaffung. Der Systemservice beginnt mit der Betriebsbereitschaft* der ersten Systemkomponente. Nach Erstellung des Gesamtsystems hat der Systemservice eine Laufzeit von bis zu 120 Monaten. Ergänzend zu den vorgenannten Leistungen erbringt der Auftragnehmer für den Auftraggeber weitere Leistungen im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem gemäß einem abzuschließenden Rahmenvertrag:. - Weiterentwicklung und Optimierung des Gesamtsystems - Anpassung des Gesamtsystems an Änderungen in der Systemumgebung, insbesondere Anbindung an neue weitere Systeme des Auftraggebers - Individuelle Schulungen - Beratung im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem Das Volumen dieser Leistungen beträgt maximal 400 Personentage.