IT-Administration

1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Los 1, Anschaffung neuer Server: Offizielle Bezeichnung: Haus der Jugendarbeit und Jugendhilfe e.V.; Bereich/Abteilung: Maja Wegener; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: [Telefon entfernt]; Internet-Adresse: www.hdj-berlin.de; E-Mail: [E-Mail entfernt] Los 2, Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes: Offizielle Bezeichnung: Haus der Jugendarbeit und Jugendhilfe e.V.; Bereich/Abteilung: Maja Wegener; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: [Telefon entfernt]; Internet-Adresse: www.hdj-berlin.de; E-Mail: [E-Mail entfernt] Los 3, Nutzer-Support für rund 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze: Offizielle Bezeichnung: Haus der Jugendarbeit und Jugendhilfe e.V.; Bereich/Abteilung: Maja Wegener; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: [Telefon entfernt]; Internet-Adresse: www.hdj-berlin.de; E-Mail: [E-Mail entfernt]
Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.
Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: V0003
3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden.
4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben
5) Art und Umfang der Leistung: Im „Haus der Jugendarbeit“ in Berlin arbeiten seit rund 20 Jahren vier Organisationen der Jugendarbeit und Jugendhilfe zusammen. Die gemeinschaftlich betriebene IT-Infrastruktur (gemeinsamer Server, Firewall, Netzwerk) wird von rund 80 festen Arbeitsplätzen im Haus und bei mobiler Arbeit über externe (VPN-)Zugänge genutzt. Die festen Endgeräte bestehen überwiegend, aber nicht nur, aus Notebooks und PCs auf Windows-Basis.
Die IT-Infrastruktur im Haus wird gemeinschaftlich betrieben. Eine EDV-Arbeitsgruppe mit jeweils 1-2 koordinierenden Personen pro Organisation trifft sich ungefähr in zweimonatlichen Abständen.

Los A: Anschaffung neuer Server:
 Redundant angelegter Server: In einem eigenen Serverraum stehen bisher für die zentrale Nutzerkonten- und IP-Adressverwaltung sowie zur Bereithaltung von Spezialsoftware zwei Windows-basierte DELL-Server, auf denen mehrere virtuelle Maschinen laufen. Die bisherige Festlegung auf ein Windows-Betriebssystem ist historisch bedingt und kann verändert werden. Die mittelfristig fortbestehende Spezialsoftware umfasst eine Instanz des Buchhaltungsprogrammes Lexware, das Adressverwaltungsprogramm Cobra Adress Plus (mit Microsoft SQL-Server) sowie das Zeiterfassungsprogramm Nova-Time, Shopware, Sync 4 (Schnittstelle zwischen Lexware und Shopware-Webshop). Die Hardware der beiden bestehenden Server muss aufgrund ihres Alters und des Auslaufens des Leasing-Vertrags ersetzt werden. Es besteht keine Verpflichtung zu zwei separaten Server-Geräten, sofern die Datensicherheit gewährleistet und ein Hardware-Ausfall auf andere Weise entsprechend der unten beschriebenen Reaktionszeiten behoben werden kann.
 Backup-System: Das bisherige Backup-System ist bandbasiert (19“ LTO-6) und wird von Mitarbeitenden im Haus mehrmals wöchentlich per Hand aktiviert. Da das System Teil der auslaufenden Serververträge ist, muss es ersetzt werden. Ziel ist es, künftig den manuellen Aufwand zum Datenträgerwechsel zu minimieren und dennoch die Sicherungsablage an einem gesonderten Ort sicherzustellen.

Los B: Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes
Aufgabe:
Die zentrale IT-Infrastruktur für ein Bürogebäude, an die rund 80 Arbeitsplätze und Gäste angeschlossen werden, soll zuverlässig gepflegt und weiterentwickelt werden.

Folgende Elemente der bestehenden IT-Infrastruktur sind gemeinschaftlich angelegt und sollen weiter betreut und bei Bedarfen modernisiert werden:
 Gemeinsamer Internetzugang über eine hardware-basierte Firewall. Die Firewall hat im Wesentlichen die Aufgaben der Port-Absicherungen sowie Überprüfung auf schädliche Software. Die Priorität liegt dabei auf Sicherheitsaspekten und weniger auf Inhalteprüfung. Die Endgeräte sollen nur sicherheitsrelevante Einschränkungen beim Aufruf von externen Websites und Diensten haben, sich aber sonst möglichst frei im Netz bewegen können. Die aktuelle Firewall ist eine Sophos UTM SG135.
 Hausweites LAN: Alle Endgeräte können spontan an jedem Arbeitsplatz angeschlossen werden. Nach Nutzerauthentifizierung sind Zugriffe auf organisationsspezifische Bereiche auf dem zentralen Server verfügbar. Nicht autorisierte Endgeräte können das LAN wie ein Gäste-WLAN nutzen. Die bestehende LAN-Verkabelung läuft zentral in einem Serverraum zusammen (3 Netzwerkswitches 48 Port 1 Gbit/s (im Stack), 1 Netzwerkswitch 24 Port 1 Gbit/s (im Stack), 1 Netzwerkswitch 24 Port 1 Gbit/s, PoE für WLAN Access Points, unterbrechungsfreie Stromversorgungen im Server- sowie im Patch-Schrank).
 Hausweites WLAN, das jedoch unterteilt ist in ein internes Netz (wie LAN) sowie ein Gäste-WLAN-Zugang. Es befinden sich derzeit 12 fest installierte Access Points im Haus (aktuelle Geräte: 10x Sophos APX 320, 2 VLAN- und PoE-fähige MiniSwitches).
 Die Betreuung der zentralen VoIP-basierten Telefonanlage ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Die Betreuung der vorhandenen Endgeräte (PCs, Notebooks, Tablets, Kopierer, Drucker und SmartTVs) sowie einer zentralen Software-Verteilung sind Bestandteil des Teil C dieser Ausschreibung. Die technische Zugänglichkeit ist durch übliche Hardware-Schnittstellen und Software-Protokolle sicherzustellen.

Neben dieser gemeinsamen Infrastruktur nutzen alle Organisationen individuell eigene Server oder Webhosting-Pakete (überwiegend beim Provider Hetzner), auf denen die E-Mail-Postfächer, Nextclouds, Webshops oder andere Websites laufen. Die Betreuung dieser Server ist nicht verpflichtender Bestandteil der Aufgaben dieser Ausschreibung. Ein „Mitdenken“ von Integrationsmöglichkeiten wird stets vorausgesetzt und ein optionales Anbieten dieser Leistungen ist willkommen.

Los C: Nutzer-Support für rund 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze:
Aufgabe:
Rund 80, überwiegend Windows-basierte PCs und Notebooks, sollen zentral verwaltet und Software-Updates zeitnah ausgespielt werden. Die konkreten Software-Produkte sind weitgehend standardisiert, aber im Laufe der Jahre einem Wandel unterlegen. Ein Endnutzer-Support sowohl über Fernzugriff wie auch vor Ort, auf Basis eines Ticket-Systems, soll gewährleistet werden.

Konkrete Aufgaben
 Erstmalige Einrichtung von Endgeräten: Neu angeschaffte oder zurückgesetzte PCs und Notebooks müssen an die zentrale Nutzerverwaltung angeschlossen, LAN- und WLAN-Freigaben eingerichtet und entsprechende Peripheriegeräte wie Docking-Stations, Netzwerkdrucker und Monitore verbunden werden.
 Einspielen und Aktualisieren von Software: Dies umfasst das erstmalige Installieren von Windows (primär), Grundverschlüsselung (Bitlocker o.ä.), Treibern, Organisations-Schriftarten, Standard- und Spezialanwendungen sowie die regelmäßige Aktualisierung dieser Komponenten. Eine möglichst zentral gesteuerte Verteilung von Software ist angestrebt (derzeit: DeskCenter Clientmanagement). Auch außer-Haus-befindliche Endgeräte sollen Aktualisierungen und Fehlerbehebungen erhalten können.
 „Standardsoftware“ umfasst übliche Office- und Internetanwendungen. Die konkrete Liste wird von der EDV-Arbeitsgruppe des HdJ in Absprache mit dem Dienstleister gepflegt und umfasst derzeit MS Office, LibreOffice, MS Outlook und Mozilla Thunderbird, MS Edge und Mozilla Firefox, VLC-Player, PDF-Reader, 7zip, VPN-, Telefonie- und Nextcloud-Clients sowie Drucker-/Scannertreiber. Organisationsspezifisch kommen Adressverwaltungs- und Zeiterfassungs-Anwendungen sowie Gestaltungs-Software (z.B. Adobe-Produkte) hinzu.
 „Spezialsoftware“ beschreibt Anwendungen, die nur an einzelnen Arbeitsplätzen genutzt werden, wie z.B. Finanzbuchhaltungen, DTP-Grafiklösungen oder SFTP-Clients.
 Bei allen Anwendungen soll eine datenschutzsensible Konfiguration umgesetzt werden.
 Die notwendige Endgeräte-Konfiguration wie z.B. von E-Mail-, Netzlaufwerk-, Nextcloud-Konten inkl. Kalender und Aredressbücher sollte möglichst wenig bei den Nutzer*innen selbst liegen, sondern zentral gesteuert oder unterstützt werden.
 Dokumentation der vorhandenen und verwendeten Lizenzen sowie Rücksetz-Keys für Bitlocker und vergleichbare Systeme.
 Überprüfung und Aktualisierung von BIOS bzw. Firmware von PCs, Notebooks und Peripheriegeräten in regelmäßigen Intervallen.
 Zeitgemäße und proaktive Maßnahmen zur Endgeräte-Absicherung (Schutz vor Schadsoftware oder vor ungewollten Zugriffen) in Absprache mit der EDV-Arbeitsgruppe.
 Alle zwei Wochen an einem fest vereinbarten Wochentag ist eine Betreuung vor Ort erwünscht. Je nach sich weiter entwickelnden Bedarfen kann ein anderer Rhythmus vereinbart werden.
 Einzel-Unterstützung bei Problemen auf Endgeräten. Dies umfasst auch ggf. die aktive Unterstützung bei Problemfällen mit weiteren, nicht zentral verwalteten Geräten und externer Software, deren Nutzung im Haus betrieblich erforderlich ist, wie z.B. externe Beantragungssysteme, Sicherheits- oder Token-Systeme. Die Priorisierung dieser Aufgaben erfolgt durch die zentral EDV-Verantwortlichen in den Organisationen.
 Wiederherstellung oder Unterstützung bei der Wiederherstellung aus Backups bei Datenverlusten. Die Zur-Verfügungstellung der Backup-Systeme ist Gegenstand von Teil A dieser Ausschreibung bzw. wird extern über Server-Provider wie Hetzner sichergestellt.
 Bearbeitung und Priorisierung von Aufgaben anhand eines im HdJ vorhandenen oder vom Dienstleister gestellten Ticket-Systems, auf das die Zuständigen jeder Organisation Zugriff erhalten und das auch zur Berechnung der zeitlichen Support-Umfänge der einzelnen Organisationen genutzt werden kann.
 Beratung bei der Geräteanschaffung sowie im Software-Bereich Weiterentwicklung, proaktive Empfehlungen bei Planungslücken oder veralteten Konfigurationen. Eine Stärkung des Open-Source-Gedankens und -Einsatzes ist gewünscht.

Allgemeine Anforderungen und Hinweise (für alle 3 Lose)
Bei Angebotsabgabe müssen konkrete Angaben zu Reaktions- und Lösungszeiten nach Schadensklassen gemacht werden.
Bei Vertragsabschluss müssen konkrete Ansprechpersonen benannt werden.
Der Auftraggeber ist an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert.
Ort(e) der Leistungserbringung: Los 1, Anschaffung neuer Server: Offizielle Bezeichnung: Anschaffung neuer Server; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin ; Land: DE Los 2, Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes: Offizielle Bezeichnung: Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes ; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin ; Land: DE Los 3, Nutzer-Support für rund 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze: Offizielle Bezeichnung: Nutzer-Support für ca. 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze ; Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin ; Land: DE
6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: 3 Lose:
Los 1 - Anschaffung neuer Server
Los 2 - Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes
Los 3 - Nutzer-Support für rund 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze
7) Nebenangebote sind zugelassen.
8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Los 1, Anschaffung neuer Server: Beginn: 25.10.2023, Ende: 31.12.2026; Los 2, Wartung und Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur eines Bürogebäudes: Beginn: 25.10.2023, Ende: 31.12.2026; Los 3, Nutzer-Support für rund 80 zentral verwaltete Arbeitsplätze: Beginn: 25.10.2023, Ende: 31.12.2026
9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/2713009/zustellweg-auswaehlen.
10) Angebotsfrist: 08.05.2023, 10:00 Uhr; Bindefrist: 17.07.2023
11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Monatlich, nach Abrechnungsübersichten
13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: Mit dem Angebot sind Nachweise, gemäß VOL/A § 6, nicht älter als 3 Monate, einzureichen. Angebote können ausgeschlossen werden, wenn die Nachweise unvollständig sind.
Gewünscht ist eine Auflistung von Referenzen.
14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen

Hardware,IT-Systemdienstleistungen,Beratung/ Gutachten/ Studie (IT)