Innovationspartnerschaft - Einführung eines digitalen Vertragsmanagement

Die KOSOZ AöR ist als Koordinierungsstelle auf der Grundlage des § 19 b ff. GkZ zum 30. Mai 2016 als gemeinsames Kommunalunternehmen der schleswig-holsteinischen Kreise in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts errichtet worden.
Durch das Gesetz zur Ausführung des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (AG-SGB IX) vom 22. März 2018 sind die Kreise und kreisfreien Städte zu Trägern der Eingliederungshilfe bestimmt worden. Sie führen die Eingliederungshilfe als pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe durch. Sie sind sachlich für alle Aufgaben nach Teil 1 und 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch - Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen (SGB IX) zuständig.
Die Träger der Eingliederungshilfe haben im Rahmen ihrer Leistungsverpflichtung eine personenzentrierte Leistung für Leistungsberechtigte unabhängig vom Ort der Leistungserbringung sicherzustellen (Sicherstellungsauftrag), § 95 SGB IX. Sie schließen hierzu Vereinbarungen mit geeigneten Leistungsanbietern ab.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Die Prozesse hinter den gesetzlichen Aufgaben sind in der Praxis durch die Umsetzung des zugrundeliegenden Vertragsmanagements in Form der Verhandlung und des Abschlusses öffentlich-rechtlicher Verträge gekennzeichnet, welches auf dokumentenbasierter Basis in Schleswig-Holstein erfolgt. Wir koordinieren rund 1.020 Leistungsangebote mit ca. 620 Leistungserbringern. Knapp die Hälfte der Leistungserbringer haben derzeit Altverträge (auf Basis alter Rechtslage), diese wurden bis dato lediglich fortgeschrieben und in der Vergütung angepasst. Die aktuelle Datenbank der Vertragswerke spiegelt alle bestehenden Vertragsverhältnisse wieder. Eine Zuordnung von Alt- zu Neuverträgen ist möglich, eine Auswertung und insbesondere Vergleiche von einzelnen Vertragsdaten ist aber nicht gut möglich.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Das aktuelle Datenbanksystem bietet aufgrund funktionaler Einschränkungen bei der Erfassung der einzelnen Vertragsdaten nur eingeschränkte Such- und Auswertungsmöglichkeiten. Der Effizienzverlust bei der aktuellen Dokumentenverwaltung leidet vor allem an fehlenden strukturierten Informationen aus den Verträgen selbst: Die einzelne Komponenten insbesondere hinsichtlich der Zusammensetzung der Kosten eines Angebots bezüglich Personal- und Sachaufwendungen sind für die Herstellung von Preisvergleichen und Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung. Das Risiko von Fehlinterpretation von Kontext und Details kann sich gerade im Vertragsmanagement vor allem auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Zudem fällt die Überwachung und Einhaltung von Compliance-Anforderungen, schwer. Die zum Teil aktuell fehlende Transparenz über Status und Historie (Datenqualität) sowie andere relevante Aspekte eines Vertrages erschwert ebenfalls die Überwachung und das Verständnis der laufenden und anbahnenden Vertragsaktivitäten. Die Vertragsprozesse, wie etwa Benachrichtigungen für Verlängerungen oder Erinnerungen für Genehmigungen, Tarifanpassungen und Pauschalbetragsanpassungen werden aktuell nicht automatisiert unterstützt.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mit dem Projekt „VM-P“ verfolgen wir das Ziel, das Paradigma des Vertragsmanagements zu transformieren und einen neuen Standard für Effizienz, Transparenz und Agilität zu setzen. Wir betrachten das Projekt als den Schlüssel zur Transformation, wie „Wir arbeiten, Geschäfte tätigen und unsere Ziele erreichen“.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Das herzustellende Produkt besteht in einer digitalen Vertragsplattform, die technisch den gesamten Verwaltungsprozess des Vertragslebenszyklus abbildet und umsetzbar macht:
Der autorisierte Zugang unter höchsten Sicherheitsanforderungen ermöglicht den Einstieg in den Vertragslebenszyklus. Dieser beginnt mit einer losen textgetriebenen Phase der Anbahnung in Form von Sondierungen oder Interessenbekundungen, in denen die Plattform das Forum für eine gemeinsame Gesprächsgrundlage bildet. In der zweiten Phase erfolgt im Verwaltungsprozess die strukturierte Verhandlungsaufforderung nach § 123 SGB IX, die fristgebunden und einem digitalen Antragsverfahren vergleichbar zu gestalten ist. Hier wird initial der Grundstein einer datengetriebenen Verhandlung gelegt. Sämtliche Vertragsdaten unterschiedlicher Vertragsgegenstände müssen in dieser Phase in Formularfelder eingetragen werden, mit Metadaten, dem Upload ergänzender Unterlagen und Belege, mit Textbausteinen sowie Textauswahlfeldern verknüpft sein. Allen an der Verhandlung Beteiligten muss jederzeit eine transparente Übersicht über den Verhandlungsfortschritt möglich sein. Der rechtssichere Abschluss wird ebenso in der Plattform dokumentiert, hierzu sollen qualifizierte elektronische Signaturen und (ggf. elektronische Behördensiegel) bei allen Beteiligten verfügbar gemacht werden.
Das Produkt muss schließlich standardisierte technische Schnittstellen zu Datenbanksystemen und Fachverfahren der kommunalen Verwaltung aufweisen oder ermöglichen.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Für den Leistungsabruf gilt die folgende Höchstmenge in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum: 1400 Personentage. Der Auftraggeber ruft die Dienstleistungen jeweils nach Bedarf ab. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf Leistungsabruf in einem bestimmten Umfang.
Bei Erreichen der Höchstmenge beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung.

Ein datengetriebenes digitales Vertragsmanagement hat zum Ziel, möglichst viele Metadaten zu erfassen, zu erzeugen und bereit zu stellen und voll digitalisiert zu verarbeiten. Das stellt in den künftigen Erfassungs- und Bearbeitungsprozessen des Vertragsmanagements einen hohen Mehrwert für alle am Prozess Beteiligte sicher. Denn mit der Digitalisierung sämtlicher Vertragsdaten werden die Grundlagen geschaffen, die weiteren Verwaltungsprozesse im Sozialleistungsverhältnis mit Metadaten zu speisen. Mit der Übermittlung elektronisch verarbeitbarer Daten aus den Verträgen an die Leistungsträger und Leistungserbringer werden die Grundlagen für eine Automatisierung der Abrechnungsverfahren
gelegt. Die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann zukünftig in
der Dunkelverarbeitung erfolgen, wenn die abrechnende und die leistende Stelle jeweils die gleichen Metadaten aus den Verträgen nutzen.
Ziel ist, das Paradigma des Vertragsmanagements zu transformieren und einen neuen Standard für Effizienz, Transparenz und Agilität zu setzen. Wir sehen das Vertragsmanagement nicht mehr nur als statische Dokumentation, sondern als lebendige, datengetriebene Ressource, die den gesamten Vertragslebenszyklus abbildet. Manuelle und zeitaufwändige Prozesse sollen beseitigt werden. Weiterhin streben wir danach, Verträge automatisch zu erfassen, zu klassifizieren und zu analysieren, um wichtige Kennzahlen und ihre Auswirkungen in Echtzeit liefern und bearbeiten zu können. Für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben sind Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Leistungen wichtige Ziele. Diese können nur erreicht werden, wenn in den vorhandenen Daten Auswertungen für den externen Vergleich, die Statistik, die Haushaltsverfahren der Kreise, sowie für Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen vorgenommen werden können.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Aufgrund der beabsichtigten Innovation der Überlegungen und der zurzeit bundesweit einmaligen Idee und des Pilotcharakters für die Eingliederungshilfe wird mit einer mehrjährigen - zunächst auf drei Jahre geplanten - Umsetzungsdauer gerechnet. Die Zeit- und Maßnahmenplanung sieht vor:
März bis September 2024: Meilenstein 1 mit folgenden Arbeitspaketen:
a. Aufnahme des Gesamtprozesses, Erstellung einer Prozesslandkarte;
b. differenzierte Projektplanung und differenzierte Projektkostenkalkulation erstellen; Recherchen;
c. Leistungsbeschreibungen und Anforderungsprofile für die Software erstellen, ggf. Ausschreibung
vorbereiten, ggf. Durchführung des Vergabeverfahrens;
d. Leistungskennzahlen definieren;
e. Analyse von Schnittstellen und Entwicklung der Schnittstellenkonzeption mit Auswahl der
Werkzeuge;
f. Compliance & Risikobewertung;
g. Automatisierungspotentiale identifizieren.
Oktober 2024 bis Dezember 2025: Meilenstein 2 mit folgenden Arbeitspaketen:
a. Entwicklung der Open Source-Software für den Betrieb der Vertragsmanagementplattform
auf der Basis einer LowCode-Plattform,
b. Umsetzungsentwicklung der Schnittstellen auf der Grundlage der Schnittstellenkonzeption
und
c. Test anhand eines Fachverfahrens, Erweiterung der Schnittstellenspezifikation,
d. Umsetzung der Schnittstellen und
e. Implementation weiterer Anwendungen (BundID, Governikus data sign, Entwicklung, Programmierung, Einbettung Kollaboration-/Kommunikationstools).
Januar bis Juni 2026: Meilenstein 3 mit folgenden Arbeitspaketen:
a. Implementierung, Testung, Anpassung;
b. Schulung;
c. Rollout.
Ab Juni 2026 Betrieb der Plattform (nach Entwicklungsfortschritt).
Ab Juni 2026: Meilenstein 4 mit folgenden Arbeitspaketen:
a. Einrichtung der Verwaltungsinformationsbörse aus den Daten des VM-P;
b. Einrichtung Anbietermanagement/Bürgerportal.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Folgende Aspekte sind bei dem neuen System besonders zu berücksichtigen:
1. Innovation:
Datengetrieben soll das Vertragsmanagement maschinelles Lernen unterstützen. Durch den Einsatz intelligenter Algorithmen wollen wir Vertragsprozesse optimieren und wiederkehrende Aufgaben automatisieren.
2. Benutzerzentriert:
Unsere Plattform soll benutzerfreundlich, intuitiv und leicht zugänglich sein. Wir möchten sicherstellen, dass sowohl erfahrene Vertragsmanager/innen als auch neue Benutzende eine nahtlose Erfahrung haben, die die Akzeptanz für einen voll digitalisierten Prozess fördert.
4. Sicherheit:
Wir verpflichten uns, höchste Standards in Bezug auf Sicherheit einzuhalten. Unsere Plattform wird mit modernen Sicherheitsprotokollen ausgestattet sein, um die Integrität und Vertraulichkeit der Vertragsdaten zu gewährleisten.
5. Effizienzsteigerung:
Unsere Vision beinhaltet die Beseitigung von Engpässen, die Eindämmung von vielfältigen Eigenentwicklungen und die Vereinfachung komplexer Vertragsprozesse.
6. Flexibilität und Anpassbarkeit:
Wir verstehen, dass jeder Leistungsträger und Leistungserbringer individuelle Anforderungen an das Vertragsmanagement hat. Daher soll unsere Plattform flexibel und anpassbar sein, um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Leistungsmodellen gerecht zu werden.
7. Nachhaltigkeit:
Unsere Vision schließt die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten ein. Wir wollen den Papierverbrauch reduzieren bzw. ersetzen und einen Beitrag zu umweltfreundlichen Vertragspraktiken leisten.