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Die Technische Universität Darmstadt zählt zu den führenden Technischen Universitäten Deutschlands und zeichnet sich durch innovative Forschung sowie eine internationale Ausrichtung aus. Die Universität ist in 13 Fachbereiche und über 120 Institute gegliedert. Ergänzt wird diese Struktur durch acht Dezernate, die zentrale
Verwaltungsaufgaben wie Studierendenservice, Finanz- und Personalangelegenheiten, Baumanagement sowie
Internationales übernehmen und so das reibungslose Funktionieren der Hochschule sicherstellen. Insgesamt
umfasst die TU Darmstadt rund 24.300 Studierende und etwa 5.200 Mitarbeitende.

Eine besondere Rolle kommt dabei den Dezernaten IV (Immobilienmanagement) und V (Baumanagement und Technischer Betrieb) zu, die für die Verwaltung und Bewirtschaftung von insgesamt 210 Gebäuden auf dem Campus verantwortlich sind. Im Zuge dieser anspruchsvollen Aufgaben setzen die Dezernate seit dem Jahr 2000 auf die Software SAP ERP mit verschiedenen Modulen. Seit 2004 werden in den genannten Bereichen die Module SAP RE-FX (Immobilienverwaltung) und SAP PM (Instandhaltung) genutzt Für das Baumanagement wurde 2019
SAP PS (Projektsystem) inkl. Bauaufsatz der Firma PROMOS implementiert. Derzeit werden jedoch viele interne Prozesse im Bereich Gebäudebewirtschaftung und Instandhaltung außerhalb von SAP abgebildet, da nur ein geringer Teil der technischen Anforderungen in SAP umsetzbar ist. Digitale Plandaten (CAD) und digitale Raumdaten (Raumdatenbank SAP RE-FX) sind nicht verknüpft. Daten werden händisch abgeglichen. Unterlagen liegen nur zum Teil in digitalisierter Form vor, ohne Bezug zu anderen Systemen.

Die vielfältigen Aufgaben und Prozesse der Dezernate sollen künftig schrittweise durch eine einheitliche
Lösung, in Form eines CAFM Systems, unterstützt werden. Der fachliche Unterstützungsbedarf besteht
vordringlich in der Schaffung einer einheitlichen Datenbasis, um Informationen besser zu verknüpfen und auswerten zu können. Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Fachaufgaben hinsichtlich der Grundstücks- und Objektverwaltung und des Objektbetriebes.