HR-Core-System

Die Hauptabteilung Personal des Helmholtz Zentrums München stellt sich im Bereich HR Digitalisierung neu auf. Die aktuellen Funktionen der HR-Systeme bieten nur eine geringe Automatisierungsquote und sind somit nicht mehr State-of-the-Art. Es müssen tragfähige digitale Prozesse aufgesetzt werden, um eine effektive Zusammenarbeit und Synergieeffekte innerhalb der Hauptabteilung aber auch zu zahlreichen anderen Abteilungen im Unternehmen zu erreichen. Die derzeitige IT-Architektur arbeitet mit SAP als führendem System, gleichzeitig gibt es jedoch eine Vielzahl weiterer Softwareanwendungen, die teilweise an SAP angebunden sind, teilweise jedoch Insellösungen darstellen.

Aktuell wird nach einem führenden HR-Core System gesucht. Viele Prozesse laufen bis heute manuell und mit verbundenem Mehraufwand. Diese sollen nun digitalisiert und bestmöglich automatisiert werden. Dabei liegt der Fokus auf einen durchgängigen Stammdatenfluss, Workflows und Self Services. Ziel ist es, möglichst viele HR-Prozesse des Zentrums in einer HR-Suite abzubilden.

Eine interne Bestandsaufnahme der Systeme, sowie ein Sollkonzept der HR-IT-Landschaft der Zukunft liegen vor. Gegen einen unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung stellen wir diesen Anlage auf Anfrage gerne zur Verfügung. Beachten Sie hierzu auch den entsprechenden HINWEIS zu "MASSNAHMEN ZUM SCHUTZ DER VERTRAULICHKEIT:" am Anfang des Dokuments.
SAP HCM soll dabei weiterhin als Zeiterfassungssystem, sowie Entgeltabrechnung eingesetzt werden.

Der zukünftige Lizenzumfang beträgt 3.355 Mitarbeiter (2.555 interne Mitarbeiter und 800 Gäste, welche aber Volllizenzen erhalten sollen). Zusätzliche Lizenzen für optionale Module müssen als Preisoption angegeben werden.

Das Helmholtz Zentrum München verfolgt einen mehrstufigen Einführungsansatz für die neue HR-IT-Lösung. Der Start erfolgt mit Zuschlagerteilung mit der Umsetzung der Basismodule HR Core und Onboarding Weitere Module können in Phase 2 und 3 folgen (Option des Auftraggebers). Die Timelines für diese weiteren Phasen werden mit dem Bieter festgelegt.

Fokusthemen dabei sind:
PHASE 1 - Hauptauftrag: HR-Core mit Stammdaten und Workflows, Personalmaßnahmen (Crossboarding, Vertragsveränderungen), e-Akte, ESS/MSS, Einstellung/ Pre-/ Onboarding, Offboarding, Stellenplan und Personalanforderung, Vertragserstellung, Reporting
PHASE 2 - Option: Recruiting, Performance Management & Zielvereinbarung
PHASE 3 - Option: LMS und Seminarmanagement, Personalentwicklung & Nachfolgeplanung

Die Einführung erfolgt dabei bewusst modular: Durch ein Optionen-basiertes Vorgehen wird es möglich, bei Bedarf ab 2027/2028 weitere Module der PHASE 2 und PHASE 3 nachzuziehen. So kann das System entsprechend der organisatorischen und fachlichen Entwicklung bedarfsgerecht erweitert werden. PHASE 2 und PHASE 3 stellen Optionen dar. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, alle Optionen zu ziehen.

Die Ausschreibung umfasst sowohl die Lieferung einer vollumfänglichen HR-Lösung, Dienstleistungen, den Support sowie die Softwarepflege und -wartung.

Lizenzen für ca. ca. 3.355 Mitarbeiter (2.555 interne Mitarbeiter und 800 Gäste, welche aber Volllizenzen erhalten sollen), Implementierung & Projektdurchführung, Schulung, Wartung & Support, optional Schnittstellen