Fuhrparkmanagement

Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge wurde vom 19.06.2025 auf den 20.06.2025 korrigiert, da der 19.06.2025 in einigen Bundesländern ein Feiertag ist. Die Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb wurden die Daten entsprechend geändert. Eine weitere Änderung der Vergabeunterlagen hat nicht stattgefunden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1M5SBZ

Das Hauptziel dieses Projekts ist die digitale und damit aufwandsärmere Verwaltung des Fuhrparks des Landkreises Bergstraße. Dies umfasst den Überblick über den jeweiligen Fahrzeugzustand, die Digitalisierung des Fahrtenbuchs, Informationen zu anstehende Wartungen und zu Neuanschaffungen sowie die vereinfachte Kontrolle über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Für die Umsetzung dieses Projekt wird ein Auftragnehmer (kurz AN) gesucht.

Das angebotene Fuhrparkmanagementsystem muss die Funktion eines digitalen Fahrtenbuchs beinhalten, welches von Finanzbehörden anerkannt wird. Hierzu sind Start- und Endzeitpunkte sowie Start- und Zielort von Fahrten automatisiert festzuhalten, ohne eine dauerhafte Standortüberwachung zu nutzen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, anfallende Bußgeldbescheide den jeweiligen Mitarbeitenden zuzuordnen. Das System erinnert an anstehende Fahrzeugrückgaben, damit die Bestellung von neuen Fahrzeugen rechtzeitig erfolgen kann und bietet die Möglichkeit den aktuellen Lieferstatus von Bestellungen zu überwachen. Es muss einen Überblick über anstehende Wartungen von Fahrzeugen liefern können, indem Hinweise bei anstehenden Wartungen von Fahrzeugen in Form von Benachrichtigungen in der Lösung ausgegeben werden. Bei Verzögerungen in der Durchführung von notwendigen Wartungen muss die Fuhrparkmanagementsystem ebenfalls Hinweise senden. Die Fahrzeugführenden der Fahrzeuge müssen Informationen über entstandene Schäden direkt in dem System einreichen können. Bei Fahrzeugreparaturen kann die gesamte Reparaturdokumentation in der Lösung in einer digitalen Schadenakte dokumentiert werden. Darüber hinaus müssen Informationen aus der Zulassungsbescheinigung I und II der jeweiligen Fahrzeuge angezeigt werden können Außerdem müssen Informationen zu Kauf- und Leasingverträgen, zu HU/AU Belegen, zu sämtlichen das Fahrzeug betreffende Rechnungen und zu Abrechnungen von Tank- und Ladekarten angezeigt werden können. Des Weiteren muss es eine Möglichkeit geben, Informationen zur Abteilungszugehörigkeit es jeweiligen Fahrzeugs zu hinterlegen und anzuzeigen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, Daten für Auswertungen in Dateiformaten wie xslx, XML, CSV, JSON oder vergleichbar zu exportieren. Explizit müssen Auswertungen zu den Themen Fahrzeugkosten, wie z.B. Kaufpreis bzw. Leasingraten, die hinterlegten Stammdaten, dem allgemeinen Leasing und Kaufstatus, die Einhaltung von Fahrzeugwartungen und zur Auslastungen der Fahrzeuge möglich sein. Das Fuhrparkmanagementsystem muss an Führerscheinkontrollen automatisch erinnern und dem Kreis Bergstraße einen Überblick über die Einhaltung von Vorgaben gem. Anlage 1 der §§ 2 und 6 SaubFahrzbeschG bieten. Als Landkreis unterliegt der Kreis Bergstraße strikten Datenschutzvorgaben. Daher muss die Lösung die Erfüllung der Bestimmungen der NIS2-Richtlinie sowie der KRITIS-Verordnung unterstützen. Außerdem muss das System DSGVO-konform agieren. Zudem muss das Unternehmen welches für das Hosting zuständig ist, ISO 27001 zertifiziert sein.

Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge wurde vom 19.06.2025 auf den 20.06.2025 korrigiert, da der 19.06.2025 in einigen Bundesländern ein Feiertag ist. Die Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb wurden die Daten entsprechend geändert. Eine weitere Änderung der Vergabeunterlagen hat nicht stattgefunden.