Fahrradleasing

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y085SCT

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH (ELBG) beabsichtigt, ihren Tarifbeschäftigten durch Entgeltumwandlung das Fahrradleasing zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich damit verbundener Versicherungs- und Serviceleistungen nach dem TV Fahrradleasing der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e.V. anzubieten. Zu diesem Zweck schließt sie mit dem Auftragnehmer auf der Basis der Leistungsbeschreibung sowie der übrigen Vergabeunterlagen eine Leasingrahmenvereinbarung. Gleichzeitig führt die ELBG das Vergabeverfahren für die mit ihr über dieselbe Geschäftsführung verbundene HamburgMusik gGmbH (HHM), mit der der Auftragnehmer ebenfalls einen Rahmenvertrag über das Leasing von Fahrrädern für ihre Beschäftigten zu den gleichen Bedingungen abschließen wird. Zur Sicherstellung eines einheitlichen Angebotes an Diensträdern soll ein einheitlicher Anbieter (Leasinggeber und Service-Dienstleister mit Fachhändlern und Versicherungsdienstleister) gefunden werden.

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Bereitstellung der Fahrräder Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur sowie Versicherungsleistungen) und soll die vorgenannten Beziehungen und Leistungen koordinieren und managen. Für die Auftraggeberinnen sollen keinerlei Kosten entstehen. Sie schließen auf Basis des Leasingrahmenvertrages für jedes von einem/r Beschäftigten bestellte Fahrrad einen Einzelleasingvertrag mit dem Auftragnehmer. Für jeden Einzelleasingvertrag schließen die Auftraggeberinnen einen Überlassungsvertrag mit dem/r Beschäftigten, in dem die Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad sowie insbesondere die Entgeltumwandlung geregelt werden. Zum Leistungsumfang des Auftragnehmers gehört für jeden Einzelleasingvertrag ein Wartungs- und Versicherungspaket. Für die Abwicklung des gesamten Fahrradleasing-Prozesses soll der Auftragnehmer ein Online-Portal zur Verfügung stellen, das u.a. einen vollständig digitalen Bestellprozess ermöglicht und ein Tool zur Berechnung der Gehaltsumwandlungsrate bereithält. Im Rahmen des Angebots soll ein Gastzugang zum Online-Portal des Auftragnehmers zur Verfügung gestellt werden. Anzubieten sind nur neue Fahrräder und Elektrofahrräder zum Höchstwert je Fahrrad einschließlich des leasingfähigen Zubehörs von 7.000,- EUR brutto. Die Auftraggeberinnen beschäftigen ca. 220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die grundsätzlich für das Leasing von Dienstfahrrädern nach den Voraussetzungen der Ausschreibung in Betracht kommen. Die Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer bestimmten Jahres- oder Mindestabnahmemenge. Die geschätzte Abnahmemenge über die Laufzeit von 4 Jahren beträgt 70 Fahrräder. Zu liefern ist der tatsächliche Bedarf. Es gilt eine verbindliche Höchstabnahmemenge von 100 Fahrrädern; ist diese erreicht, erlischt der Vertrag. Zur Gewährleistung der Attraktivität ist durch den Auftragnehmer ein umfangreiches Fahrradangebot bei mindestens zehn kooperierenden Fachhändlern im Hamburger Stadtgebiet und mindestens zehn in der Metropolregion Hamburg sowie Online-Fachhändlern anzubieten, und die Fachhändler müssen mindestens ein Fahrrad im Wege des Dienstfahrradleasings erfolgreich abgewickelt haben. Der Auftragnehmer gibt daher die Anzahl aller kooperierenden Fachhändler an. Eine mit dem Angebot einzureichende Liste mit leasingfähigem Zubehör soll einen Überblick über die diesbezüglich angebotene Leistung ermöglichen. Mit dem Angebot ist ein Konzept einzureichen, in dem u.a. das Händlernetz in Hamburg sowie in der Metropolregion Hamburg, das Fahrradangebot sowie Versicherungs- und Wartungsumfang dargestellt werden. Das Konzept soll Lösungsansätze und Beispiele für ein Störfallmanagement aufzeigen sowie das vorgehaltene Online-Portal präsentieren. Für jedes Fahrrad besteht ab Übergabe ohne Wartezeit für die gesamte Laufzeit des jeweiligen Einzelleasingvertrages mindestens ein Basis-Versicherungsschutz gegen Diebstahl (vollständig oder teilweise), bei Unfall (im Verkehr, Sturz, Fall) und bei Vandalismus, auch für die Privatnutzung. Der Auftragnehmer gibt die monatlichen Kosten und die Leistungsinhalte der Basisversicherung an, die zur Ermittlung des Vergleichspreises in die Bewertung einbezogen werden. Aufgrund der dienstlichen Nutzung ist eine einmal jährliche Wartung (somit drei Wartungen während der Laufzeit des Überlassungsvertrages) obligatorisch, die das Fahrrad auf Einschränkungen der Verkehrstauglichkeit und der Verkehrssicherheit überprüft. Ein entsprechender Wartungsvertrag mit diesem Mindestumfang ist daher obligatorisch.Die Kosten des Basiswartungsangebotes werden zur Ermittlung des Vergleichspreises in die Bewertung einbezogen. Das Konzept stellt die Grundlage für die Bewertung nach Qualitätskriterien dar; Mindestkriterien führen zum Ausschluss von der weiteren Bewertung bei Nichterfüllung bzw. Nichterreichen (siehe Leistungsbeschreibung). Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer die für die Ausführung seiner Dienstleistung erforderlichen Musterverträge (z.B. Leasingrahmenvertrag, Muster-Einzelleasingvertrag, Muster-Überlassungsvertrag, Regelungen zu Versicherungs- und Serviceleistungen) zur Verfügung stellt, die mit allen maßgeblichen Rechtsvorschriften, insbesondere den Anforderungen des TV-Fahrradleasing vereinbar sein müssen. Für die Einzelleasingverträge (Überlassungsverträge) ist eine Dauer von 36 Monaten vorgesehen. Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch die/den Beschäftigten und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab definierten Nutzungszeitraums ist grundsätzlich nicht möglich und nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig. Für sogenannte Störfälle, die in Ausnahmefällen zu einer vorzeitigen Rückgabe führen könnten, hat der Auftragnehmer in seinem Konzept Lösungen aufzuzeigen. Der Auftragnehmer unterbreitet den Beschäftigten nach Ablauf des jeweiligen Einzelleasingvertrages ein Angebot zur Übernahme des geleasten Fahrrads.Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer mit seinem Angebot den kalkulierten Restwert zum Ende der Leasinglaufzeit darzustellen, der zur Ermittlung des Vergleichspreises in die Wertung einfließt. Der im Angebot angebotene Leasingfaktor bildet zu Vertragsbeginn die Basis für alle Einzelleasingverträge, die abgeschlossen werden. Der Auftragnehmer ist berechtigt, frühestens nach Ablauf des ersten Vertragsjahres unter bestimmten Bedingungen (siehe Leistungsbeschreibung) eine Anpassung des Leasingfaktors für neu abzuschließende Einzelleasingverträge zu verlangen.