Eventmanagement

Für Veranstaltungen des KfW-Konzerns (mit Ausnahme der DEG) an den KfW-Standorten in Frankfurt a.M., Bonn und Berlin werden projektbezogene Leistungen des Eventmanagements benötigt.

Die Leistungen sind in zwei separaten geographischen Losen ausgeschrieben, nämlich:
• Los 1: KfW-Standorte Frankfurt a.M./Bonn und deren näherem Umland.
• Los 2: KfW-Standort Berlin und dessen näheres Umland.
Die KfW beabsichtigt, je Los einen Vertrag mit einer Agentur für Eventmanagement zu schließen.

Der KfW-Konzern führt diverse Arten von Veranstaltungen verschiedener Formate durch. Aktuell sind das insbesondere:
a) Fachkonferenzen
b) Abendveranstaltungen (auch mit Preisverleihungen)
c) Empfänge, Dinners, Symposien und ähnliche Veranstaltungen mit internationalem Teilnehmerkreis v.a. aus Politik, Regierungen, Ministerien, Botschaften und Wirtschaft.
d) Veranstaltungen für die Mitarbeitenden (Sommerfeste; Weihnachtsfeiern)
e) Pressekonferenzen
f) Messeauftritte
Es können jederzeit neue Veranstaltungsarten und -formate hinzutreten oder bisherige entfallen.

Für diese Veranstaltungen erbringt der Auftragnehmer (im Folgenden: AN) konzeptionelle und operative Leistungen. Seine Tätigkeiten reichen im Wesentlichen:

a) Von der rein strategischen Beratung und Erstellung von Kreativkonzepten oder Event-Inszenierungen,
b) …über die teilweise Unterstützung bei Veranstaltungen durch Erbringung einzelner oder mehrerer eng definierter Teilleistungen, etwa:
ba) Recherche, Angebotserstellung, Einkauf / Buchung und Fakturierung von Fremdleistungen, insbesondere: Locations, Hotels und Restaurants, einzelne F&B Artikel oder ganze Caterings, Event- & Cateringpersonal, Moderatoren & Speaker.
bb) Unterstützung beim Teilnehmer-Management oder dem Projektmanagement durch Agenturpersonal des AN bei der KfW vor Ort.
bc) In geringerem Umfang: Erstellung, Überarbeitung, Auf-/Abbau sowie Betrieb und Einlagerung von Messeständen (nur bei Los 1) und Event-Equipment der KfW in einem Lager des AN, das dem KfW-Standort Frankfurt a.M./Bonn (Los 1) bzw. Berlin (Los 2) örtlich nahe gelegen ist.
c) …bis hin zu einer alles umfassenden, gesamtheitlichen Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen, Messeauftritten etc.
Die vorstehende Aufzählung a) bis c) ist nicht abschließend.

Bei den unter ba) und bb) genannten eng definierten Teilleistungen kann es vereinzelt vorkommen, dass die KfW dem AN den zu beauftragenden Dritten (Unterauftragnehmer) vorgibt. In diesem Fall beschränken sich die Aufgaben des AN in der Regel auf Folgendes:
- Handling des von der KfW ausgesuchten Dritten,
- Beratung des Fachbereiches (maximal 2 Stunden),
- Erstellung eines Kostenvoranschlages im eigenen Namen,
- Rechnungsabwicklung mit dem Dritten, und
- Rechnungsstellung an die KfW.

Dem AN wird mit angemessenem Vorlauf vor dem Termin einer Veranstaltung mitgeteilt, welche Leistungen die KfW im Einzelnen benötigt. Da die KfW-Projektleitungen nicht alle Event-Profis sind, hat der AN die KfW-Projektleitungen eingehend zu beraten und für das Gelingen der Veranstaltung deren Bedürfnisse zu erfragen. Die Ergebnisse dieser gemeinsamen Klärung hält der AN in einem ausführlichen schriftlichen Briefing fest, lässt es durch die KfW-Projektleitung freigeben und erstellt auf dieser Basis einen Kostenvoranschlag.

Anforderungen an die Art und Weise der Leistungserbringung:
- Strategisch-analytische und gleichermaßen kreative Herangehensweise mit ganzheitlicher Beratung, Konzeption und Umsetzung von Erlebniskommunikation für alle Touch-points von Menschen und Marke.
- Augenmerk auf Ästhetik, Architektur und Design sowie entsprechende Umsetzung unter gleichzeitiger Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten.
- Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Erreichbarkeits- und Reaktionszeiten.