Einführung eines kommunalen Dokumentenmanagementsystems/ einer e-Akte in der Stadtverwaltung Bernsdorf

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Stadtverwaltung Bernsdorf; Bereich/Abteilung: EDV; Straße, Hausnummer: Rathausallee 2; Postleitzahl: 02994; Ort: Bernsdorf; Land: Deutschland; E-Mail: [E-Mail entfernt]; Telefonnummer: [Telefon entfernt]; Internetadresse: www.bernsdorf.de; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
b) Vergabeart: Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de
d) Art und Umfang der Leistung: Die Stadt Bernsdorf liegt im Landkreis Bautzen und hat rd. 6.300 Einwohner. In der Stadtverwaltung sind ca. 25 Mitarbeiter in der Kernverwaltung beschäftigt. Seit einigen Jahren wird die Software der Firma adKOMM GmbH eingesetzt, seit dem Jahr 2021 erfolgte die Erweiterung des Nutzungsumfanges im Rahmen der „Stadtlizenz“ (Module für das Meldewesen, Ratsinformationssystem, Schriftverkehr etc., die miteinander synchronisiert werden sollen). Es ist geplant, die gesamte Softwarestruktur umzugestalten mit der Zielstellung, leistungsfähige, zuverlässige und innovative Softwarelösungen zu etablieren, die eine moderne Kommunalverwaltung ermöglichen. Die Stadtverwaltung Bernsdorf beabsichtigt mit vorliegender Ausschreibung, ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) anzuschaffen. Die Software soll ab 1. Januar 2026 im gesamten Bereich der Stadtverwaltung Bernsdorf zum realen Einsatz kommen; alle Vorleistungen sind entsprechend vor Echtzeitbetrieb zu erbringen.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Stadt Bernsdorf; Straße, Hausnummer: Rathausallee 2; Postleitzahl: 02994; Ort: Bernsdorf; Land: Deutschland
e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe
f) Nebenangebote sind nicht zugelassen
g) Ausführungsfrist: Beginn: nicht angegeben; Ende: 31.12.2025
h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt.
i) Teilnahmefrist: 26.05.2025, 08:00 Uhr
j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: nicht angegeben
l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen:  Unternehmensdarstellung mit Nachweis personeller Leistungsfähigkeit
 Produktbeschreibung
 Eigenerklärung zum Gesamtumsatz
 Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung
 aktueller Handelsregisterauszug
 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit und Gesetzestreue (Formblatt 124)
 Erklärung zum Mindestlohngesetz
 Referenzliste
m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt
n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen

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