E-Akte

Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD), möchte für die E-Verwaltungsarbeit eine E-Akte sowie das damit einhergehende Veränderungsmanagement beschaffen. Perspektivisch arbeiten im Zielzustand ca. 250 Behörden - ca. 90.000 Anwendende - produktiv mit der E-Akte. Ziel dieser Ausschreibung ist eine zukunftsfähige und effiziente E-Akte, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen gerecht wird. Die E-Akte muss dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur digitalen Aktenführung sicherzustellen. Derzeit nutzt das Land Nordrhein-Westfalen das E-Akte-System nscale mit dem Modul nscale eGov der Firma Ceyoniq Technology GmbH. Die Ausschreibung umfasst die Bereitstellung und Weiterentwicklung der notwendigen Software, die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie Supportleistungen (Third-Level-Support). Die Ausschreibung umfasst außerdem produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung, Pflege und Weiterentwicklung eines E-Akte-Produktes einschl. der Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie der zugehörigen Supportleistungen. Damit einhergehend schreibt der Auftraggeber produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte aus. Unter einer E-Akte versteht der Auftraggeber ein digitales System, das es ermöglicht, Dokumente in Akten und Vorgängen digital und zentral zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Die Software wird in der Infrastruktur der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen (z. B. IT.NRW, Polizei NRW) installiert. Der Auftraggeber betreibt die E-Akte unter Zuarbeit des Auftragnehmers. Die E-Akte muss den reinen On-Premises-Betrieb ohne Internetverbindung und ohne Einschränkung der Kernfunktionalität sowie den Betrieb über mehrere Brandabschnitte (Failover) und entfernte Rechenzentren (Geo-Redundanz über min. 100 km) im Backend gewährleisten. Die E-Akte muss den unterbrechungsfreien Betrieb (24/7, außer Wartungsfenster) und eine Verfügbarkeit von mindestens 99,9 % je Kalenderjahr gewährleisten. Das System muss als Mandantensystem mit mindestens 25 Mandanten und mindestens 25.000 Anwendenden je System performant laufen sowie horizontal skalierbar, lastverteilend und - bei BSI-konformer Mandantentrennung - clusterbar sein. Neben dem klassischen Betrieb in einer virtuellen Maschine muss die E-Akte perspektivisch auch in einem "Container" (Kubernetes) mittels eines Orchestrierungs-Tools betrieben werden können. Zudem muss die E-Akte spätestens 3 Jahre nach Zuschlagserteilung in einer privaten Cloud-Infrastruktur Cloud-agnostisch betreibbar sein. Die Cloudfähigkeit ist dabei als grundlegende architektonische Zielrichtung zu verstehen. Die E-Akte muss perspektivisch in einen OSS-basierten Arbeitsplatz der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen integrierbar sein. Der Auftragnehmer muss hierfür erforderliche Integrations- und Anpassungsarbeiten, insbesondere an Clients und Schnittstellen, in Abstimmung mit dem Auftraggeber unterstützen und hierfür entsprechende Ressourcen vorsehen. Die E-Akte muss nach einer Mehrschichtenarchitektur - Anwendendenschicht / Fachverfahren, Verarbeitungsschicht, Datenschicht - aufgebaut sein und auf den zugelassenen Enterprise-Betriebssystemen (Windows Server und Linux nach den IT.NRW-Architekturvorgaben) betrieben werden können. Alle Anwendendenfunktionen müssen über einen responsiven, browserbasierten Web-Client nutzbar sein, dessen Zugriff auch über mobile Endgeräte (z. B. iPad) möglich ist. Der Web-Client als Haupt-Client muss durch eine Windows Explorer Integration bzw. Client ergänzt werden, welcher die Kernfunktionen der E-Akte bereitstellt. Sämtliche Anwendungsoberflächen müssen konform mit der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung Nordrhein-Westfalen (BITV NRW) in der aktuell gültigen Fassung sein: Der Auftragnehmer muss die Barrierefreiheit auch bei Weiterentwicklungen (Releases) fortlaufend sicherstellen und nachweisen. Die E-Akte muss den Import und Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten unter den Vorgaben der XÖV-Standards XDOMEA und XJUSTIZ sowie im Original- und PDF-Format unterstützen. Berechtigte Anwendende müssen Akten samt aller Vorgänge, Dokumente und Metadaten auch als Gesamt-PDF exportieren können. Die revisionssichere Aktenführung muss der Auftragnehmer durch lückenlose Versionierung sowie vollständige, bis zur Langzeitspeicherung nachvollziehbare Historieneinträge und Protokollierung aller Änderungen gewährleisten. Die E-Akte muss zur Kommunikation mit angebundenen Fachverfahren und Drittsystemen mind. folgende Technologien vollumfänglich vorsehen: - WebDAV - CMIS - REST-API auf Basis von .NET - SAP ArchiveLink zum Austausch von Dokumenten - OData - RFC-Verbindung zum bidirektionalen Austausch von Metadaten zwischen SAP und dem DMS. Als Austausch- und Nachrichtenstandards müssen XDOMEA und XJUSTIZ in den jeweils aktuellen XÖV-Standards integriert sein. Zusätzlich muss das System zur Nutzerverwaltung eine AD- und ADFS-Kopplung (u. a. SAML 2.0, OAuth) mit Single-Sign-On (SSO) bieten. Ferner muss der Auftragnehmer die E-Akte an das landeseigene Workflow-System (E-Laufmappe) anbinden. Die Synchronisation zwischen der E-Akte und der E-Laufmappe erfolgt über die CMIS-Schnittstelle, die der Auftragnehmer entsprechend anpassen muss. Der Auftragnehmer muss Performance-Counter bzw. Messpunkte in der E-Akte zur Verfügung stellen, die in ein zentrales Monitoring-Werkzeug eingebunden und zur Überwachung der Performance und Verfügbarkeit sowie zum Reporting verwendet werden können. Die E-Akte muss ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit konfigurierbaren Funktionsrechten (z. B. Lesen, Schreiben, Löschen) und organisationsgebundenen Objektrechten umfassen. Die E-Akte muss über die Vertragslaufzeit weiterentwickelbar sein. Der Auftragnehmer muss jährlich mindestens ein Major Release als Long-Term-Support-Version (LTS-Version) mit mindestens 24 Monaten Support bereitstellen. Für den Betrieb der E-Akte muss der Auftragnehmer Supportleistungen (Third-Level-Support) und beratende Unterstützungsleistungen erbringen. Der Auftragnehmer muss die Bestandsdaten aus dem bestehenden E-Akte-System nscale eGov - Akten, Vorgänge und Dokumente samt Metadaten, Historieneinträgen sowie Nutzenden-, Organisations- und Berechtigungsstrukturen - vollständig, integer und authentisch migrieren und hierfür Migrationskonzepte, automatisierte Skripte, Testfälle und Dokumentation erstellen. Im Rahmen der Einführungsunterstützung berät der Auftragnehmer zu Berechtigungsstrukturen, begleitet den Rollout und die Produktivsetzung und stellt geeignete Schulungs- und Wissensvermittlungsleistungen (u. a. Präsenz-, Web-Schulungen, E-Learnings) bereit. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.