Cloud-Transformation

1.Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs.1 Nr. 1 GWB und unterliegt darüber hinaus dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.

2.Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) eröffnet, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am EU-Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb bewerben können- mit dieser Auftragsbekanntmachung wird noch kein Angebot von den Teilnehmern abgefordert. Den Unterlagen zur Veröffentlichung liegt eine Datei zu "Verfahrenshinweise"bzgl. dieser Vergabe bei. Die hierin enthaltenen Informationen beschreiben das EU-Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb und die Besonderheiten, die zu beachten sind.

3.Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1)) u. des Aktenzeichens ITD1-0264-2023 zu erfolgen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zu 6 Werktagen vor Abgabefrist der Angebote, an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Es besteht kein Anspruch auf Beantwortung später gestellter Fragen. Mündliche Anfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. beantwortete Bieterfragen sowie sonstige Klarstellungen, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabeplattform (vgl. Ziff.I.3) veröffentlichen.Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen, die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Sofern der Bewerber/BewGe eine einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen möchte, muss er/sie sicherstellen, dass die EEE sämtliche zuvor genannten Angaben/Erklärungen/Nachweise enthält. Die EEE muss nicht verwendet werden, wenn der Teilnahmeantrag einschließlich der Anlagen ausgefüllt eingereicht wird.

4.Mit der Benennung von Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.

5.Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.

6.Sofern eine Bewerbung als Bewerbergemeinschaft (BewGe) erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen. Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) geforderten Angaben /Erklärungen sind bei der Bewerbung einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular zu machen bzw. abzugeben. Die Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (III.1.2) sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
(III..1.3) werden jedoch von allen Mitgliedern der BewG kumuliert bewertet. BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung abzugeben, dass die Bildung der BewGe keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von jedem Mitglied der BewGe zu erläutern, inwiefern für das jeweilige Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt für diese Erklärung ein Formblatt zur Verfügung.
Es kann auf Anlagen verwiesen werden.

7.Beabsichtigt der Bewerber, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten andere Unternehmen (Dritter /Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so können die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) betreffenden Angaben unter Einbeziehung der Ressourcen dieser anderen Unternehmen (Eignungsleihgeber) im Umfang der Eignungsleihe gemacht machen. Dabei ist auszuweisen, welche Ressourcen sich auf den bzw. die Eignungsleihgeber beziehen. Zusätzlich hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der betroffenen Eignungsleihgeber vorzulegen, dass dem Bewerber/der BewGe die erforderlichen Mittel vom Eignungsleihgeber tatsächlich zur Verfügung gestellt werden im Auftragsfall. Von jedem Eignungsleihgeber sind darüber hinaus die geforderten Angaben bzw. Erklärungen gemäß Ziffer III.1.1) gefordert. Macht ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch, verlangt der AG schließlich für den Auftragsfall eine gemeinsame Haftung des Bewerbers/Bieters und des jeweiligen Eignungsleihgebers entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

8.Erläuterung zum Ablauf des Verhandlungsverfahrens: siehe Allgemeine Verfahrenshinweise.

9.Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).

10. Das Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb ist ein zweistufiges Verfahren. Nach Registrierung und Download des AI Bietercockpits ist es den Bewerbern/Bietern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen herunterzuladen bzw. die eigenen Teilnahme-/Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen. Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist uneingeschränkt. In der ersten Stufe des Verfahrens, dem Teilnahmewettbewerb, muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung belegen. Die Mindestanforderungen werden im Detail in dem Excel-Dokument "Teilnahmewettbewerb_BVG_Cloud Transformation_ITD1-0264-2023" definiert und beschrieben. Für eine Bewerbung um die Teilnahme am Verfahren hat der Bewerber einen Teilnahmeantrag zu stellen sowie die dazugehörigen Unterlagen auf der Vergabeplattform hochzuladen. Die Unterlagen sind in deutscher Sprache zu erstellen.
11. Der Auftraggeber prüft die fristgerecht eingegangen Teilnahmeanträge und lässt die geeigneten Bewerber zur zweiten Stufe des Verfahrens, zum Verhandlungsverfahren, zu. Alle zum Verhandlungsverfahren zugelassenen / geeigneten Bieter werden im nächsten Schritt aufgefordert ein unverbindliches Erstangebot einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache zu erstellen. Auf Basis der Bewertungsmatrix (03_BVG_Cloud Transformation_Bewertungsmatrix_ITD1-0264-2023) werden die Erstangebote bewertet.

12. Nach Prüfung und Auswertung der Angebote werden die drei besten Bieter ausgewählt und zur Teilnahme an einem Proof of Concept (PoC) aufgefordert. Die nicht ausgewählten Bieter scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus. Die BVG behält sich vor, den jeweils nächstplatzierten Bieter zur weiteren Teilnahme am Verfahren zuzulassen, wenn einer der zunächst ausgewählten Bieter aus dem Verfahren ausscheidet. Ein Anspruch der Bieter auf eine solche spätere Zulassung besteht jedoch nicht. Rückt ein Bieter nach, wird das Verfahren mit dem betroffenen Bieter fortgesetzt; dieser hat grundsätzlich jedoch keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig versäumter Verfahrensschritte, d.h. er steigt in den aktuellen Verfahrensstand ein. Ausnahme ist der PoC, der in diesem Fall mit dem nachrückenden Bieter durchgeführt wird. Der Proof of Concept wird anhand der Bewertungsmatrix (03_BVG_Cloud Transformation_Bewertungsmatrix_ITD1-0264-2023) bewertet und geht in die Auswertung der endgültigen Angebote mit ein. Mit dem PoC soll der Bieter nachweisen, dass das von ihm angebotene Produkt bereits über festgelegte Grundfunktionen entsprechend der Leistungsbeschreibung verfügt, um damit die prinzipielle Durchführbarkeit des Vorhabens zu belegen.

13. Es ist aktuell geplant, die Verhandlungen in einer Verhandlungsrunde durchzuführen. Der Auftraggeber behält sich jedoch bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden vor; ebenso kann der Auftraggeber ggf. nach Abschluss einer und vor Beginn einer weiteren Verhandlungsrunde optimierte Angebote von den Bietern abfordern. Weiter behält sich der Auftraggeber vor, ausschließlich über die Preise zu verhandeln. Nach Abschluss der Verhandlungen werden die im Verfahren verbliebenen Bieter aufgefordert, ein endgültiges und verbindliches Angebot einzureichen, das gemäß Bewertungsmatrix bewertet wird. In die Bewertung des endgültigen Angebotes fließt die Bewertung des PoC’s mit ein. Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot.