Ausschreibung Einkaufsgemeinschaft (Pharma)

Es wird klargestellt, dass die Grundlaufzeit des Dienstleistungsvertrags (ohne Verlängerung) regulär zum 31.12.2029 endet (nicht erst zum 31.12.2030).

Bekanntmachungs-ID: CXP4YQ9HNDU

Die Städtisches Klinikum Solingen gGmbH (SKS / AG) ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit gegenwärtig 658 Planbetten in 18 Kliniken und Instituten. Im Arzt-dienst des Klinikums sind zurzeit rd. 400 Ärzte und im Pflegedienst rd. 980 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Dem Klinikum ist ein Bildungszentrum angeschlossen, das über 160 Ausbildungsplätze in der staatlich anerkannten Gesundheits- und Krankenpflege, Gesundheits- und Kinderkrankenpflege sowie über 18 Ausbildungsplätze für Operationstechnische Assistentinnen und Assistenten verfügt. Der AG beabsichtigt, die Unterstützung durch eine Einkaufsgemeinschaft (EKG) zur Beschaffung von Pharmazie/ Arzneimitteln und apothekenpflichtigen Artikeln neu zu vergeben. Das Umsatzvolumen beträgt schätzungsweise für 20 Mio. Euro brutto pro Jahr. Der abzuschließende Dienstleistungsvertrag soll ab dem 01.01.2025 über einen Zeitraum von 60 Monaten geschlossen werden. Der Dienstleistungsvertrag endet damit regulär am 31.12.2029. Abschließend weisen wir darauf hin, dass die Unterstützung durch eine Einkaufsgemeinschaft zur Beschaffung von medizinischem und pflegerischem Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien, Wirtschafts- u. Verwaltungsbedarf, Investitionsgütern in einem separaten EU-weiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben werden ("SKS EKG 04/2024-01"). Es ist zulässig und vom AG erwünscht, dass sich Unternehmen in beiden Verfahren bewerben.

Leistungsgegenstand bildet insbesondere: - Kompetente Unterstützung bei der Auswahl und Beschaffung von Pharmazie/ Arzneimitteln und apothekenpflichtigen Artikeln, die nach den maßgeblichen Vorschriften des Vergaberechts rechtskonform ausgeschrieben werden. - Unterstützung des Klinikums durch die EKG bei Produktstandardisierungen (Fachexpertise) und Optimierung des Sortiments inkl. zentral gesteuerter qualitativ hochwertiger pharmazeutischer Arzneimittelinformationen). - Die EKG muss bei Alternativprodukten eine freie Auswahlmöglichkeit des AG zulassen; d.h. eine Artikelbindung ist ausgeschlossen. - Zeitnaher Hinweis bei Lieferengpässen durch mehrdimensionales Lieferausfallkonzept und bei Arzneimitteln muss die EKG dem Klinikum lieferbare pharmazeutisch geprüfte Alternativprodukte nennen. - Die mit der bisherigen EKG vereinbarten Jahreskontingente für Blutprodukte und versorgungskritische Arzneimittel müssen durch die neue EKG übernommen und sichergestellt werden. - Die EKG hat die rechtssichere Abbildung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) inkl. Risikobewertung und der CO² Bilanz für das Klinikum zu gewährleisten. - Der AG verfügt über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem (EMAS); die EKG hat in ihrem Betätigungsbereich in Absprache mit dem AG die Beachtung sämtlicher Anforderungen des Umweltmanagementsystems zu gewährleisten. - Bonusauszahlungen der EKG haben direkt vom Lieferanten an das Klinikum zu erfolgen. - Die Verhandlung und der Einkauf der vom Klinikum benötigten Arzneimittel muss unter Beteiligung von approbiertem pharmazeutischem Fachpersonal durch die EKG durchgeführt werden. - Zur Auswahl passender Arzneimittel stellt die EKG dem Klinikum fachbereichsbezogene Vergleichstabellen über das Portal zur Verfügung (Inkdikationsübersichten, Tagestherapiekosten, Stabilitätsdaten) - Mitarbeiter der Zentralapotheke des Klinikums sollten die Möglichkeit haben, sich in Arbeitsgruppen an der Auswahl von Arzneimitteln zu beteiligen. - Quartalsweiser bzw. bedarfsabhängiger Austausch durch virtuelle Meetings unter den Apothekern der der EKG angeschlossenen Kliniken. - Alle vereinbarten Jahreskontingente für Blutprodukte, Arzneimittel und Infusionen müssen sichergestellt sein. - Regelmäßige Informationsveranstaltungen über die Einführung des E-Rezeptes, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, ABS-Fortbildungen sowie Pharmakologische Fortbildungen werden gefordert, sowie die kostenfreie Bereitstellung von Fachzeitungen wie dem Arzneimittel-Telegramm. - Es müssen täglich in der Zentrale der Einkaufsgemeinschaft Apotheker zur Verfügung stehen, die Auskünfte zu pharmakologischen Fragestellungen geben können und wissenschaftliche Recherchen durchführen. - Des Weiteren muss es Mitarbeiter geben, die bei Lieferengpässen Soforthilfe organisieren können. Des Weiteren sind folgende Leistungen umfasst: - Kostenlose Bereitstellung eines digitalen Portals zur Einsicht der Konditionen, (inkl. aller Staffelpreise, Preishistorie, Rabatte, Skonti, Boni, Bündelung, Laufzeit), Artikelbezeichnung, Basismengeneinheiten, Verpackungseinheiten, Inhaltsmengen, Mindestbestellmenge, Gewicht, Verpackungsmaß, Stammdateninformationen der Lieferanten (GTIN, PZN, HIBC) Hersteller u. Lieferantenartikelnummer, Wirkstoff, Handelsname, Klassifizierungsmerkmale ECLASS, KHBV-Kontenklasse, Materialklasse und Informationen wie Gegenanzeigen, Anwendungsgebiete, Wechselwirkungen, Hilfsstoffe u. Hinweise zur Anwendung. Das digitale Portal muss folgende Funktionalitäten bieten: - Bereitstellung eines Stammdatenmanagements vom Portal über Schnitt-stelle zu Materialwirtschaftssystem SAP Artikelalternativsuche inkl. Angabe der Konditionen - Bereitstellung von Informationen bei Preisabweichungen zwischen den Konditionen des AG in SAP und dem Preisportal der EKG und bei Abweichungen in den Artikelstammdaten Bereitstellung von Informationen zu NUB und ZE-Verhandlungen - Anzeigen des Artikelkatalogs des AG im Portal der EKG, Verknüpfung der Artikeldaten des Klinikums mit dem Katalog der EKG und Datenabgleich - Stammdatenbereitstellung nicht gelisteter Artikel Sicherstellung - Sicherstellung der vollständigen und rechtzeitigen Aktualisierung der Einkaufskonditionen im Portal. - Automatisierte Artikeldaten- u. Preisdatenaktualisierung in das SAP-System des AG - Bereitstellung eines BI-Tools durch die EKG (Anzeige v. Bewegungsdaten, Benchmark anderer Kliniken, Controlling der abgeschlossenen Vereinbarungen des Klinikums mit dem Lieferanten, Aufzeigen von Abweichungen der Mengen-zusagen, Empfehlungen von Einsparpotentialen (Mengenstaffel, Umsatzstaffel, Mindermengenzuschlägen)) - Sachkostenoptimierung durch Beratung vor Ort inkl. Umsetzungsunterstützung - Online Lieferantenbewertung zur Unterstützung des QM des Klinikums - Anbieten von Fort- und Weiterbildung (online und Präsenz) - Professionelle Begleitung und Unterstützung bei der Umstellung auf die neue EKG inkl. IT vor Ort. EKG setzt sich mit den Lieferanten des Klinikums in Verbindung, so dass ein nahtloser Übergang erfolgen kann. Die abschließende Beschreibung der Leistung erfolgt im Rahmen der Leistungsbeschreibung, die in der Angebotsphase veröffentlicht wird.

Es wird klargestellt, dass die Grundlaufzeit des Dienstleistungsvertrags (ohne Verlängerung) regulär zum 31.12.2029 endet (nicht erst zum 31.12.2030).